โปรดตอบแบบสอบถามด้านล่างให้ครบถ้วน ตามความเป็นจริง เพื่อให้ระบบช่วยแนะนำการดำเนินงานที่เกี่ยวข้องต่อไป
ผลการประเมินภาวะวิกฤตเบี้องต้น
ผลการประเมินภาวะวิกฤตเบี้องต้น
รายการดำเนินงานสำหรับการจัดแถลงข่าว
| รายการ | ผู้รับผิดชอบ | หมายเหตุ | |
|---|---|---|---|
| งานเอกสาร | |||
| คำแถลงการณ์ | |||
| ภาพนิ่ง ภาพเคลื่อนไหว เอกสารนำเสนอ | |||
| สคริปต์พิธีกร | |||
| คำแถลงข่าว และ bullet point | |||
| ข่าวแจก | |||
| เอกสารข้อเท็จจริง (Fact Sheet) | |||
| เอกสาร หรือข้อมูลประกอบอื่น ๆ | |||
| งานสถานที่ | |||
| สถานที่แถลงข่าว | |||
| เวที ข้อความบนเวที โต๊ะแถลง ป้ายชื่อ | |||
| เครื่องขยายเสียง จอภาพ เครื่องฉายภาพ | |||
| การจัดเก้าอี้นั่ง | |||
| มุมให้สัมภาษณ์ | |||
| โต๊ะลงทะเบียนสื่อมวลชน | |||
| อาหาร เครื่องดื่ม | |||
| กรณีแถลงข่าวผ่านระบบออนไลน์ | |||
| คอมพิวเตอร์ | |||
| ไมโครโฟน | |||
| ระบบการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต | |||
| แพล็ตฟอร์มการแถลงข่าวออนไลน์ เช่น WebEx / Google Meet / Zoom / Microsoft Teams เป็นต้น | |||
| ลิงก์ หรือ QR Code สำหรับเข้าร่วมการแถลงข่าว | |||
| งานสื่อมวลชน | |||
| Media List | |||
| เชิญสื่อมวลชน | |||
| โทรยืนยัน | |||
| แฟ้มลงทะเบียน ป้ายสื่อมวลชน | |||
| บุคลากร | |||
| ผู้แถลงข่าว และผู้ให้ข้อมูลรายละเอียด | |||
| พิธีกร | |||
| เจ้าหน้าที่ต้อนรับสื่อมวลชน | |||
| ช่างภาพ | |||
| ผู้ประสานงาน | |||
ศูนย์บัญชาการคณะทำงานจัดการและสื่อสารในภาวะวิกฤต (CCT)
ศูนย์บัญชาการคณะทำงานจัดการและสื่อสารในภาวะวิกฤต (CCT) ควรสามารถเข้าปฏิบัติการด้านการสื่อสารได้ แม้การปฏิบัติงานตามหน้าที่ในสภาวะปกติต้องหยุดชะงัก โดยศูนย์บัญชาการคณะทำงานจัดการและสื่อสารในภาวะวิกฤต (CCT) ควรมีอุปกรณ์ดังนี้- โต๊ะประชุม หรือ War Room
- กระดาษ ปากกา/ดินสอ
- กระดานและอุปกรณ์สำนักงานอื่น ๆ
- คอมพิวเตอร์ อินเทอร์เน็ต และเครื่องพิมพ์
- โทรสาร
- วิทยุ/โทรทัศน์ ที่สามารถรับชมช่องข่าวต่าง ๆ ได้
- เครื่องถ่ายเอกสาร
- อุปกรณ์ระบบสารสนเทศและเครือข่าย
การจัดเตรียมเอกสาร
ให้ดำเนินการจัดเตรียมเอกสารตามความจำเป็นและความเหมาะสมของแต่ละสถานการณ์ ดังนี้- ข้อความ และแนวทางปฏิบัติสำหรับแจ้งให้พนักงานภายในองค์กรถือปฏิบัติตาม
- คำแถลงการณ์ (Media Statement)
- จดหมายแจ้งหน่วยงานภายนอกที่เกี่ยวข้อง และสื่อมวลขน
- ข่าวเผยแพร่ (Press Release)
- เอกสารข้อเท็จจริง (Fact Sheet)
- แนวทางคำถาม - คำตอบ (Q & A)
- ภาพถ่ายผู้บริหาร ใส่ CD หรือ Thumb Drive
- VDO Footage (ถ้ามี)
- ข้อมูลการติดต่อ แผนที่ หากต้องดำเนินงาน ณ สถานที่สำรอง
ตัวอย่างข้อความในการสื่อสาร
ตัวอย่างข้อความสื่อสารภายในองค์กร ทางไลน์
(ว/ด/ป) เวลา xx.xx น. เกิดเหตุไฟฟ้าดับทั่วเกาะสมุย สาเหตุเกิดจากเคเบิลใต้น้ำขาด ซึ่ง กฟต.2 ได้รับแจ้งและกำลังเร่งดำเนินการแก้ไข คาดว่าจะแล้วเสร็จในเวลา 15.00 น. ของวันที่ ... จึงขอความกรุณาผู้บริหารและพนักงานงดเผยแพร่ภาพ หรือข้อความใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์นี้ผ่านสื่อสังคมออนไลน์
หากมีคำถาม ข้อสงสัยจากบุคคลภายนอกหรือสื่อมวลชน โปรดตอบว่า ท่าน ผวก. จะเป็นผู้แถลงรายละเอียดด้วยตนเอง สอบถามความคืบหน้าได้ที่ฝ่ายประชาสัมพันธ์ หมายเลขโทรศัพท์ ...
คำแถลงการณ์
คำแถลงการณ์ หรือ Media Statement เป็นการสื่อสารทางเดียวเพื่อบอกเล่าในสิ่งที่ต้องการสื่อสารด้วยใจความสั้น ๆ ใช้ภาษาที่เป็นกลาง ไม่ควรเกิน 1 หน้า เป็นสิ่งที่มักใช้เป็นอันดับต้น ๆ เมื่อเกิดเหตุการณ์ฉุกเฉินหรือวิกฤต ที่อาจส่งผลกระทบในทางลบต่อองค์กร หากเป็นความผิดของเรา ให้ขอโทษ และแสดงถึงความตั้งใจจริงที่จะรับผิดชอบต่อเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น แสดงความเห็นอกเห็นใจ ห่วงใย ให้คิดถึงว่าหากเป็นผู้ได้รับผลกระทบ เราจะต้องการได้ยินเรื่องอะไร และเห็นการกระทำอย่างไรต่อไป และสรุปถึงแผนที่จะดำเนินการในอนาคต ปิดท้ายด้วยการระบุเลขหมายในการติดต่อ
วิธีการเขียนคำแถลงการณ์ (เบื้องต้น)
ตามที่ได้เกิดเหตุ ...(ระบุเหตุการณ์)... เมื่อ ...(ระบุวันที่-เวลา)... นั้น จากการตรวจสอบข้อเท็จจริงในเบื้องต้น พบว่า ...(ข้อเท็จจริง)... ในเบื้องต้น ...(มีหรือไม่มี ผู้ได้รับบาดเจ็บ/เสียชีวิต จำนวน ... คน และได้นำผู้บาดเจ็บส่งโรงพยาบาลเพื่อรับการรักษาเป็นที่เรียบร้อยแล้ว)
ทั้งนี้ การไฟฟ้าส่วนภูมิภาค มีแผนสำรองฉุกเฉินสำหรับเหตุการณ์ในลักษณะนี้ และจะดำเนินการ ...(ขั้นตอนการดำเนินการ)... ซึ่งคาดว่าจะแล้วเสร็จ ...(วัน-เวลาที่แล้วเสร็จ)...
การไฟฟ้าส่วนภูมิภาค ต้องขออภัยในความไม่สะดวกมา ณ โอกาสนี้ และขอยืนยันว่าจะดำเนินการ ...(แก้ไขปัญหา)... อย่างเร่งด่วนที่สุด
วิธีการเขียนคำแถลงการณ์ (กรณีไฟฟ้าดับจากหน่วยงานอื่น)
ตามที่ได้เกิดเหตุกระแสไฟฟ้าดับเป็นวงกว้าง ในพื้นที่ ...(ระบุพื้นที่ได้รับผลกระทบ)... ตั้งแต่ ...(ระบุวันที่-เวลา)... นั้น การไฟฟ้าส่วนภูมิภาค ตรวจสอบพบว่าสาเหตุขัดข้องดังกล่าวเกิดจากระบบสายส่งไฟฟ้าแรงสูง ซึ่งการไฟฟ้าส่วนภูมิภาคกำลังประสานงานใกล้ชิดกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเพื่อติดตามผลการแก้ไข สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่สายด่วน 1129 PEA Contact Center ตลอด 24 ชั่วโมง
การสื่อสารภายในองค์กร
- แจ้งเหตุ ประเมินสถานการณ์ และแนวโน้มของสถานการณ์ผ่านสื่อที่รวดเร็ว เช่น โทรศัพท์ ไลน์กลุ่ม อีเมล หรือเสียงตามสาย
- ในเนื้อความที่จะสื่อสาร ควรระบุวัน / เดือน / ปี และเวลาในส่วนต้นของข้อความไว้ด้วย เพื่อการอ้างอิงในอนาคต
- ในส่วนท้ายของเนื้อความ ให้ลงชื่อ หรืออ้างอิงหน่วยงานภายในพร้อมหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อไว้ด้วย เพื่อการตรวจสอบข้อมูลของผู้รับสาร
- ให้คำแนะนำในการปฏิบัติตนขั้นต้น เช่น
- อย่าตื่นตระหนกและให้เดินทางออกจากสถานที่เกิดเหตุอย่างเป็นระเบียบ
- อย่าเพิ่งให้ข่าว หรือความเห็นใด ๆ กับสื่อม่วลชน
- อย่าเผยแพร่ภาพความเสียหาย ผู้บาดเจ็บ หรือเสียชีวิตผ่านสื่อสังคมออนไลน์
- ชี้แจงแนวทางดำเนินการ
- อาจขอให้พนักงานมีส่วนร่วมเผยแพร่ข้อความประชาสัมพันธ์ตามที่ CCT กำหนด
ข้อปฏิบัติเรื่องผู้ให้ข่าว (โฆษก)
ผู้ให้ข่าวหรือโฆษก คือ ตัวแทนขององค์กรที่มีหน้าที่ในการให้ข่าวกับสื่อมวลชน ชี้แจงข้อเท็จจริง ตอบข้อซักถามสื่อมวลชน อำนวยความสะดวกในการให้ข้อมูลข่าวสาร เป็นผู้นำให้สื่อมวลชนและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือผู้เกี่ยวข้องได้เข้าใจและสัมผัสเหตุการณ์หรือข้อเท็จจริง อาจเป็นผู้บริหารสูงสุด หรือผู้บริหารระดับสูง ที่มีอำนาจในการตัดสินใจ หรือในกรณีไม่ใช่ผู้บริหารสูงสุด จะเป็นผู้ที่ทำหน้าที่เป็นกันชนให้ผู้บริหารสูงสุดด้วย
คุณสมบัติของผู้ให้ข่าว
- เป็นที่น่าเชื่อถือของคนในองค์กร
- สามารถให้สัมภาษณ์และตอบคำถามได้อย่างดี ไม่ว่าจะเป็นกับกลุ่มสื่อมวลชน ผู้เกี่ยวข้อง และ/หรือพนักงานขององค์กร
- สามารถพูดเป็นภาษาง่าย ๆ ที่คนทั่วไปเข้าใจ ไม่ใช้ศัพท์เฉพาะในวงการ หรือศัพท์เทคนิค
- เคารพในบทบาทหน้าที่ของสื่อมวลชน
- รอบรู้เรื่องขององค์กรและธุรกิจ
- รอบรู้ในวิกฤตการณ์ที่เกิดขึ้น
- มีบุคลิกภาพดี สามารถสร้างความเชื่อถือและความมั่นใจให้กลุ่มผู้รับสารได้
- จริงใจ ตรงไปตรงมา
- เป็นผู้มีวุฒิภาวะทางอารมณ์ สามารถควบคุมอารมณ์ความรู้สึกได้ภายใต้สถานการณ์ที่อ่อนไหว
ข้อควรปฏิบัติสำหรับผู้ให้ข่าว
- ตอบให้ตรงประเด็น
- หากมีข้อมูลไม่จริง เป็นข่าวสือ ให้ปฏิเสธ
- ถ้าสื่อใช้คำผิดให้แก้ไขทันที
- ตอกย้ำข้อความหลักที่ต้องการสื่อสาร
- พยายามตอบคำถามสื่อมวลชนที่อยู่ในขอบเขตหน้าที่ที่ตอบได้ แต่ต้องพยายามวกกลับมายังข้อความหลักที่ต้องการสื่อสารด้วย
- ตอบให้ครบถ้วน อย่าให้สื่อมวลชนตัดบทในกรณีที่จะทำให้ข้อมูลที่ต้องการสื่อสารไม่ครบถ้วน
- แยกแยะระหว่างข้อเท็จจริงกับความคิดเห็น
- ระมัดระวังในการแสดงความคิดเห็น
- ระมัดระวังการพูดคุยกับสื่อมวลชนเวลาสนทนานอกรอบ
ข้อควรหลีกเลี่ยง ไม่ควรปฏิบัติของผู้ให้ข่าว
- สื่อมวลชนเก็บข้อมูลอยู่ตลอดเวลา แม้จะบอกว่าไม่ได้บันทึกเสียง แต่พร้อมจะนำมาใช้เมื่อมีโอกาส
- ไม่ตอบคำถามที่อยู่นกเหนือหน้าที่ความรับผิดชอบ ให้ตอบปฏิเสธอย่างสุภาพว่า "เรื่องนี้ไม่สามารถให้ข้อมูลได้เนื่องจากอยู่นอกเหนือความรับผิดชอบ"
- อย่าตอกย้ำเรื่องที่เป็นลบ
- อย่าโกหก การพูดความเท็จแม้เพียงเล็กน้อย อาจสร้างความเสียหายได้อย่างใหญ่หลวง ทำลายความน่าเชื่อถือ ความเชื่อมั่น และศรัทธา
- อย่าสาธยายนอกเรื่อง
- อย่าเผลอพูดในสิ่งที่ไม่ควรพูด ทั้งในเรื่องความลับ วิจารณ์ผู้อื่น หรือพูดในสิ่งที่กระทบอารมณ์ผู้ฟัง
- เลี่ยงการตอบคำถามสมมติ
วิธีการดูแลและบริหารจัดการสื่อมวลชน
- ตรวจสอบรายชื่อและหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อสื่อมวลชน (Media List) และคัดเลือกสื่อมวลชนที่เกี่ยวข้อง
- หากมีความจำเป็น ให้แจ้งสื่อมวลชนว่าจะมีการแถลงหรือประชาสัมพันธ์ออกมาเมื่อไหร่
- รับข้อสอบถามจากสื่อมวลชน เพื่อนำมาเตรียมข้อมูลสำหรับการชี้แจงรายละเอียดเพิ่มเติม
- ให้การต้อนรับสื่อมวลชนอย่างเป็นกันเอง จัดหาสถานที่พักรอและน้ำพื่มให้ตามความเหมาะสม
- ระมัดระวังในการพูดและสื่อสาร เพราะสื่อมวลชนอาจนำไปอ้างเป็นแหล่งข่าว ควรตอบกลาง ๆ ว่า โปรดรอสักครู่ เดี๋ยวผู้บริหารจะเป็นคนให้รายละเอียดในเรื่องเหล่านี้
- ไม่ควรเอ่ยถึงความรุนแรงของเหตุการณ์ จำนวน และชื่อของผู้บาดเจ็บ เสียชีวิต หรือได้รับผลกระทบจากวิกฤตการณ์
- ไม่ควรห้ามสื่อมวลชนในการถ่ายภาพหรือทำข่าว แต่สามารถขอความร่วมมือให้อยู่ในพื้นที่ที่เหมาะสมเพื่อความปลอดภัยได้
แนวทางคำพูดในการต้อนรับสื่อมวลชน
- พี่ครับ/คะ กรุณารอตรงนี้สักครู่ เดี๋ยวผู้จัดการจะเป็นผู้ให้ข่าวเองครับ/ค่ะ
- ต้องขอประทานโทษด้วยครับ/ค่ะ ผม/ดิฉัน ไม่สามารถให้รายละเอียดได้จริง ๆ เดี๋ยวผู้จัดการจะเป็นผู้ให้ข่าวเองครับ/ค่ะ
- พี่ครับ/คะ พื้นที่ตรงนี้เป็นเขตที่ช่างกำลังปฏิบัติหน้าที่ ขออนุญาตให้พี่เปิดทางให้เจ้าหน้าที่ หรือขยับไปตรงนั้นจะปลอดภัยกว่านะครับ/คะ ต้องขอโทษด้วย เพราะเป็นกฎทางด้านความปลอดภัยครับ/ค่ะ
หากไม่มีบัญชีสำหรับเข้าใช้งานระบบ โปรดติดต่อ กองสื่อสารภาพลักษณ์องค์กร